项目管理之会议管理

First, try not to have a meeting.

一、什么样的会议是失败的

  1. 目的不明确;
  2. 无法达成目标,无法决策;
  3. 会上讨论的问题,会前不知晓,解释花了很长时间;
  4. 会议没有结果。

会议3P原则 Purpose, Performance, Procedure

二、会前准备

  1. 是否必须要开会,其他方式能否解决问题?
  2. 如果不能避免,首先确立会议目标。可能有如下几种:
    1). 传达信息
    2). 建立关系
    3). 创建方案
    4). 解决问题
    5). 制定决策
  3. 其次选择出席的人,确保正确的人出现在会议中。否则可以延迟会这停止。出席的人数越少越好。最好事先跟重要的人沟通好相关事宜及期望。
  4. 确定会议议题,并事先通知与会者。

三、正式开会

1、介绍背景和会议目标

开始时应清楚的介绍背景,并且陈述目标。以及议事方式和纪律规则等。

2、控制会议进程和时间

  1. 保持注意力集中在同一件事情上,一个议题一个议题解决;
  2. 对关键问题留足时间;
  3. 确保每个人都有发言权,不要被少数几个人霸占。

开会要开小会,开短会,不开无准备的会。会上讲短话,话不离题。议这个问题,你就对这个问题发表意见,赞成或反对,讲理由,扼要一点;没有话就把嘴巴一闭。–邓小平

3、制定决策

无论是领导决定还是讨论达成共识一旦决定达成,则需要重复表述达成的决定,并且记录。同时要求有时间、负责人、期望

4、结束会议

  1. 会议结束时需要总结会议,重复目标、行动计划和决策。
  2. 以行动计划结束,确保每个与会者离开时都知道下一步做什么。

四、会后

  1. 形成会议纪要,并得到所有与会者同意;
  2. 一定要继续和跟踪会议结果。